W dniu 18 października 2024 r. uchwalono Czwartą ustawę o ograniczeniu biurokracji (BEG IV)”.
Jedna z głównych zmian dotyczy terminów przechowywania dokumentów handlowych i podatkowych:
Obowiązek przechowywania dokumentów księgowych został skrócony z 10 do 8 lat.
Od kiedy obowiązuje nowa regulacja?
Ustawa obowiązuje od 1 stycznia 2025 r. i dotyczy wszystkich dokumentów, których dotychczasowy okres przechowywania nie upłynął do tej daty.
Co to oznacza? – Dokumenty księgowe w rozumieniu § 257 ust. 1 nr 4 niemieckiego kodeksu handlowego (HGB)
Zasada „żadnych księgowań bez dokumentów” pozostaje w mocy – zgodnie z tym nadal obowiązuje obowiązek przechowywania m.in.:
- otrzymanych zleceń i uzupełnień zleceń,
- otrzymanych potwierdzeń zamówień i potwierdzeń wysyłek,
- potwierdzeń dostarczeń, listów przewozowych,
- otrzymanych faktur i reklamacji,
- otrzymanych uznań i dowodów płatności (czeków, przelewów itp.),
- wyciągów z rachunków bankowych, potwierdzeń zamknięcia rachunków,
- potwierdzeń płatności gotówkowych,
- umów (o ile mają znaczenie dla księgowania, w razie potrzeby wraz z korespondencją).
Dokumenty te można zniszczyć po upływie 8 lat.
Co należy archiwizować przez 10 lat?
Nie wszystkie terminy zostały skrócone. Zgodnie z § 257 ust. 1 nr 1 HGB nadal obowiązuje 10-letni okres przechowywania:
- ksiąg handlowych (w tym ksiąg uzupełniających),
- inwentarzy, bilansu otwarcia, sprawozdań finansowych, sprawozdań z działalności,
- związanych z nimi dokumentów organizacyjnych i instrukcji pracy.
W tym zakresie ustawodawca nie wprowadził żadnych zmian.
- Ujednolicenie przepisów podatkowych: § 147 niem. ordynacji podatkowej (Abgabenordnung/ AO) również wynosi teraz 8 lat
Podobne zmiany wprowadzono również w prawie podatkowym: okres przechowywania dokumentów księgowych istotnych dla celów podatkowych został skrócony w § 147 ust. 3 AO do 8 lat. Zapewnia to ujednoliceń okresów przechowywania dokumentów w prawie handlowym i podatkowym.
Co powinny teraz zrobić przedsiębiorstwa?
- Dostosować koncepcje archiwizacji i usuwania danych,
- Sprawdzić cyfrowe i fizyczne systemy archiwizacji,
- Zaktualizować wewnętrzne regulacje dotyczące terminów.
Kancelaria Grau Rechtsanwälte PartGmbB oferuje wsparcie prawne w codziennym prowadzeniu przedsiębiorstwa w Niemczech, szczególnie dla przedsiębiorstw z polskim kapitałem – całe spektrum niemieckiego prawa gospodarczego, począwszy od prawa korporacyjnego i handlowego, poprzez prawo dystrybucyjne, prawo pracy, prawo upadłościowe i windykacje należności.
W razie dodatkowych pytań zapraszamy do kontaktu z naszą kancelarią pod numerem +49 (0) 40 180 364 020 lub pod adresem kontakt@graulaw.eu.
