Gesetzesänderung zur Bürokratieentlastung seit 1. Januar 2025 in Kraft

Eine zentrale Neuregelung betrifft die handels- und steuerrechtlichen Aufbewahrungsfristen:

Die Aufbewahrungspflicht für Buchungsbelege wurde von 10 auf 8 Jahre verkürzt.

Ab welchem Zeitraum ist die Regelung wirksam?

Diese Regelung gilt seit dem 1. Januar 2025 und betrifft alle Unterlagen, deren bisherige Aufbewahrungsfrist zu diesem Zeitpunkt noch nicht abgelaufen war.

Was ist betroffen? – Buchungsbelege i.S.d. § 257 Abs. 1 Nr. 4 HGB

Die Regel „Keine Buchung ohne Beleg“ bleibt bestehen – entsprechend aufbewahrungspflichtig sind weiterhin u. a.:

• empfangene Aufträge und Auftragsergänzungen,
• empfangene Auftragsbestätigungen und Versandanzeigen,
• Lieferscheine, Frachtbriefe,
• empfangene Rechnungen und Reklamationen,
• empfangene Gutschriften und Zahlungsbelege (Schecks, Überweisungen etc.),
• Kontoauszüge, Kontenabschlussbestätigungen,
• Barzahlungsquittungen,
• Verträge (sofern buchungsrelevant, ggf. mit zugehörigem Schriftverkehr).

Diese Unterlagen dürfen ab sofort nach Ablauf von 8 Jahren vernichtet werden.

Was bleibt bei 10 Jahren?

Nicht alle Fristen wurden verkürzt. Unverändert 10 Jahre aufzubewahren sind weiterhin nach § 257 Abs. 1 Nr. 1 HGB:

• Handelsbücher (inkl. Nebenbücher),
• Inventare, Eröffnungsbilanzen, Jahresabschlüsse, Lageberichte,
• dazugehörige Organisationsunterlagen und Arbeitsanweisungen.

Hier hat der Gesetzgeber keine Änderung vorgenommen.

Steuerrechtliche Angleichung: § 147 AO jetzt ebenfalls 8 Jahre

Auch das Steuerrecht zieht nach: Die Aufbewahrungsfrist für steuerlich relevante Buchungsbelege wurde in § 147 Abs. 3 AO auf 8 Jahre verkürzt. Das sorgt für vereinheitlichte Aufbewahrungsfristen im Handels- und Steuerrecht.

Was sollten Unternehmen jetzt tun?

• Archiv- und Löschkonzepte anpassen,
• digitale und physische Archivierungssysteme prüfen,
• interne Fristenregelungen aktualisieren.