Pracodawca w Niemczech ma obowiązek przekazać pracownikowi informacje zebrane zgodnie z regulacjami RODO. Brak wymaganych dokumentów może prowadzić do nałożenia na pracodawcę znacznych sankcji finansowych. Poniżej zamieszczamy krok po kroku wyjaśnienie jak się zabezpieczyć przed negatywnymi konsekwencjami.
Wielu pracodawców, zwłaszcza będących spółkami zależnymi od zagranicznych koncernów, nie zdaje sobie sprawy, że zgodnie z RODO mają oni wobec każdego pracownika zatrudnionego w Niemczech konkretne obowiązki, które dotyczą ochrony danych osobowych. Zgodność prowadzonej dokumentacji z przepisami to nie tylko kwestia dobrej praktyki – to bezpośredni wymóg prawa. Tymczasem, zgodnie z przeprowadzonymi obserwacjami, wciąż nagminnie brakuje w zakładach pracy podstawowych dokumentów ochrony danych osobowych, takich jak informacja o przetwarzaniu danych czy zgoda na przetwarzanie danych osobowych.
Powyższe uchybienie może okazać się dla pracodawcy kosztowne. Coraz bardziej powszechnym w Niemczech staje się trend związany z powoływaniem się przez pracowników na swoje prawa wynikające z art. 15 RODO, żądając przy tym pełną informację o tym, jakie dane osobowe były przetwarzane w czasie ich zatrudnienia. Jeśli pracodawca nie dysponuje odpowiednimi dokumentami, nie tylko trudno mu odpowiedzieć na takie zapytanie – ale też naraża się na sankcje ze strony urzędu ochrony danych oraz negatywne konsekwencje w postępowaniach sądowych.
Zgodnie z przepisami, pracodawca powinien przekazać pracownikowi m.in. informację o przetwarzaniu danych (art. 13 RODO), określić zasady korzystania z systemów IT oraz uzyskać zgodę na przetwarzanie danych dobrowolnych, takich jak zdjęcia, dane biometryczne czy lokalizacja GPS. Niedopełnienie powyższych obowiązków może skutkować nie tylko karami finansowymi, ale także utratą wiarygodności i ryzykiem sporów pracowniczych.
W odpowiedzi na te potrzeby, nasza kancelaria stworzyła praktyczny pakiet dokumentów RODO dla pracodawców w Niemczech. Zestaw zawiera wszystko, co niezbędne, aby spełnić obowiązki pracodawcy wobec pracownika: od informacji zgodnej z art. 13 RODO, przez zgodę na przetwarzanie danych osobowych o charakterze dobrowolnym, aż po oświadczenie o poufności, regulamin korzystania z poczty elektronicznej i sprzętu służbowego. Dokumenty dostępne są w języku polskim i niemieckim, co ułatwia wdrożenie ich w międzynarodowych podmiotach.
Dzięki gotowemu pakietowi można nie tylko zabezpieczyć firmę na wypadek zapytań ze strony byłych pracowników, ale także ustandaryzować procesy kadrowe i uniknąć przyszłych problemów i negatywnych konsekwencji. Dokumentacja może być dopasowana do struktury konkretnego przedsiębiorstwa.
Jeśli chcesz dowiedzieć się więcej o tym, jak skutecznie zabezpieczyć się przed ryzykiem naruszenia RODO w miejscu pracy – zapraszamy do kontaktu z naszą kancelarią pod numerem +49 (0) 40 180 364 020 lub mailowo na adres kontakt@graulaw.eu.
