1 sierpnia 2022 weszły w życie przepisy, które pozwalają na zakładanie spółek w trybie on-line na terenie Niemiec. Umożliwiła to ustawa wdrażająca dyrektywę o cyfryzacji (2019/1151/UE) („DiRUG"). To kolejny krok w stronę cyfryzacji sądów i urzędów, ale także świadczenia cyfrowych usług prawnych.
Od 1 sierpnia wspólnicy założyciele połączeni cyfrowo z notariuszem będą traktowani tak, jakby byli obecni na miejscu w kancelarii notarialnej. To niewątpliwie olbrzymie ułatwienie dla firm, których założyciele rozproszeni są po całym świecie. W celu internetowego utworzenia spółki będzie potrzebny jedynie komputer, tablet lub smartfon z dostępem do sieci. Konieczne będzie również posiadanie dokumentu tożsamości, który spełnia wymogi przewidziane w nowych przepisach. Procedura rejestracyjna nie przewiduje instalowania dodatkowych aplikacji. Do założenia spółek za pośrednictwem sieci został bowiem przystosowany niemiecki Portal założycieli Federalnej Izby Notarialnej (niem. Gründerportal der Bundesnotarkammer).
Przez internet można od teraz zarejestrować spółki – GmbH oraz UG wyłącznie z wkładem pieniężnym. Przedsiębiorcy planujący działalność w formie spółek, takich jak AG (niem. Aktiengesellschaft) lub KgaA (niem. Kommanditgesellschaft auf Aktien) bądź wspólnicy chcący wnieść tzw. aporty na ten moment nie będą mogli skorzystać z procedury on-line i będą musieli w dalszym ciągu przejść proces tradycyjnej rejestracji.
Kto będzie mógł skorzystać z nowej regulacji? Czy procedura obejmie także osoby z zagranicy?
Za pośrednictwem systemu online możliwe jest założenie jednoosobowych, a także wieloosobowych spółek z ograniczoną odpowiedzialnością, których założycielami mogą być osoby fizyczne oraz osoby prawne.
Jak wygląda założenie spółki w trybie online w Niemczech?
Rejestracja spółki online może nastąpić bezpośrednio przez założycieli lub za pośrednictwem pełnomocnika. Rejestracja spółki online może nastąpić bezpośrednio przez założycieli lub za pośrednictwem pełnomocnika. Przy pełnomocnictwach zagranicznych może być również wymagana legalizacja lub apostille.
Jakie rozwiązania zastosowano by zagwarantować bezpieczeństwo cybernetycznego procesu założenia spółki?
W celu rejestracji zostanie zapewniona ochrona komunikacji między notariuszem a zainteresowanymi stronami, a także wymiana wymaganych dokumentów. Do korzystania z niego użytkownicy potrzebują komputera z kamerą i mikrofonem. Notariusz będzie komunikował się ze stronami aktu za pomocą tego systemu komunikacji wideo na żywo i odczytywał akt w ramach uwierzytelnienia online.
Czy możliwe będzie rejestrowanie spółek w formie mieszanej – przy osobistym stawiennictwie i jednoczesnym wykorzystaniu systemu online dla udziału w zawiązaniu spółki pozostałych udziałowców?
16e BeurkG (niem. Beurkundungsgesetz) dopuszcza możliwość mieszanej formy zawiązania spółek, przy osobistym stawiennictwie części wspólników przed notariuszem, w celu zawarcia umowy spółki i jednoczesnym wykorzystaniu systemu onlinedla udziału w zawiązaniu spółki pozostałych udziałowców. W praktyce oznacza to, że jedna ze stron aktu jest fizycznie obecna w kancelarii notarialnej, a druga łączy się przez system komunikacji wideo.
Nowa procedura to z pewnością ważny moment w kierunku digitalizacji niemieckiego systemu prawnego. Podstawowym celem jest przede wszystkim szybkość załatwianych spraw, bez uszczerbku dla ich efektywności. Założenie spółki w Niemczech przez internet to ogromne ułatwienie dla osób prowadzących lub rozwijających działalność w Niemczech. Podczas gdy dawniej załatwienie spraw wymagało osobistego stawiennictwa, od 01 sierpnia 2022 cała procedura może odbyć się drogą internetową.
Kancelaria GRAU Rechtsanwälte PartGmbB, która specjalizuje się w prawie gospodarczym i od wielu lat pomaga polskim i zagranicznym klientom w zakładaniu spółek na terytorium Niemiec, w szczególności spółek córek polskich przedsiębiorstw, chętnie doradzi Państwu w zakresie założenia spółki w trybie online.
